Die Rechnungsnummer muss einmalig sein. Sie ist der Garant einer Rechnungsidentifizierung bei Betriebsprüfungen. und Revisionen
Viele Selbständige arbeiten in der Buchhaltung mit Belegnummernkreisen, die auf einer fortlaufenden Numerierung (ein jeweils um 1 erhöhenden Zähler) basieren. Diese Nummernkreise erleichtern in die individuellen Zusammensetzung die interne Übersicht und garantieren mit der Zählerautomatik ihre Einmaligkeit. Zudem kann über sprechende Kürzel ein Belegcode erreicht werden wo Sie das Jahr, die Kundengruppe oder die Abteilung oder den Bearbeiter direkt an Hand der Nummer erkennen können.
Für eine Analyse von Daten im Rahmen einer Revision setzt die Finanzverwaltung unter Umständen die Software ein. Die Software garantiert vollständige automatisierte Prüfungen in kürzester Zeit. Das Finanzamt prüft auf richtige Umsatzsteuerzahlungen und berechtigten Vorsteuerabzug. Alle Unregelmässigkeit werden protokolliert. Eine Lücke im Rechnungsnummernkreis oder gar eine doppelt vergebene Rechnungsnummer ist schnell entdeckt und wird eine vom Finanzamt geforderte Erklärung nach sich ziehen.
Es gibt die unterschiedlichsten Gründe, weshalb solche Fehler passieren. Ob es mit der verwendeten Software, durch gleichzeitige Bearbeitung oder plötzlicher Arbeitsunterbrechung passiert. Ob ein Computerabsturz oder eine andere Katastrophe eintritt. Fehler entstehen mit Sicherheit und werden vom Finanzamt als Solche behandelt. Es gibt Fälle, bei denen Hinzuschätzungen veranlasst wurden. Um ernsthafte Probleme dieser Art zu vermeiden, sind folgende Hinweise zu beachten.
Nutzen Sie die Nummernkreise und die Sicherheit von fortlaufenden Nummern mit dern Nummernkreisautomatik in shakehands Kontor. shakehands Kontor setzt dabei auf die Automatik, diese kann mit einem Rechtsklick auf Manuell oder überschrieben gesetzt werden. Korrekturen der Nummern sind dann im entsprechen Nummernkreis im Bereich Vorlagen>Nummernkreis möglich.
Befindet sich die Rechnung noch im Postausgang, kann alles manuell korrigiert werden. Im Fall einer doppelt vergebenen Belegnummer muss sie mit der nächstfolgenden Rechnungsnummer neu geschrieben und notfalls das Rechnungsdatum angepasst werden. Die alte Rechnung wird gelöscht und die neue Rechnung verbucht und verschickt. Ist eine Lücke im Nummernkreis und hier zählt wirklich zeitnahes Controlling, bekommt die nächste neu geschriebene Rechnung über die manuelle Belegeinstellung in shakehands Kontor, die fehlende Rechnungsnummer. Danach ist unbedingt wieder auf Automatik umzustellen.
Wurde die Rechnung bereits versendet, kann diese nur noch storniert und neu angelegt werden. Der Empfänger der Rechnung muss dies in seinem System ebenfalls doumentieren Die neu angelegte Rechnung erhält die fortlaufende Belegnummer aus dem Nummernkreis und einen Bezug in Textform zur stornierten Rechnung, damit der Zusammenhang dieses Vorgangs nicht verloren geht. Die neue korrigierte Rechnung wird gemeinsam mit der Stornorechnung an den Kunden versendet.
Sollte alles zu spät sein - Geschäftsjahr abgeschlossen - und es geht nichts mehr zu korrigieren, gibt es nur noch eine Möglichkeit – die handschriftliche Begründung. Dabei muss überlegt werden, was, wann, warum und wem es passiert ist. Diese Erklärung wird mit Datum und Unterschrift den Unterlagen beigefügt. Das ist wichtig, um diese Ungereimtheit auch nach Jahren bei einer Betriebsprüfung nachzuvollziehen.