Legen Sie für wiederkehrende Buchungen ohne Einzelbelege, die Verträge ab und scannen diese und archivieren diese in shakehands Kontor.
Digitale Eingangsrechnungen legen Sie in ein gesondertes Archiv ab, z.B. auf dem Archivserver. Belegarchiv 2018, Belegarchiv 2019, Belegarchiv 2020, etc. Zudem können Sie die Einzelbelege auch gleich als PDF oder anderer Bilddatei der Buchung in shakehands Kontor anheften.
Die Papierbelege der Lieferantenrechnungen legen Sie nach wie vor in einen Ordner ab, klassisch. Oder digitalisieren diese und übergeben diese in das digitale Archiv.
Die einzelnen monatlichen Lohnabrechnungen füge Sie als Anhang der zuständigen Lohnbuchung hinzu.
Alle anderen Belege die via Bankumsatzdateien in shakehands Kontor digital einfliessen können Sie direkt im Bereich Bankauszüge bei den einzelnen Importfiles einlesen und als digitalen Anhang ablegen. Im Zweifelsfall ist der originale Kontoauszug in Papierform rechtssicher und GoB konform. Deshalb legen Sie die Dateien zudem in den externen Archivordner, wo Sie diese jederzeit wieder ausgeben können.
shakehands Kontor Pro nutzt zudem die Funktion schnell über alle global abgelegte Belege zu suchen, zu filtern oder Belege wieder auszugeben.
Wir werden also noch eine Weile hybrid - also auf Papier und digitale Belege auf Dateien - die Archive führen müssen. Stimmen Sie sich mit Ihrer Buchhalterin und der Revisorien ab. Für Dritte wie die Eidgenossschaft, die Kantonale Steuerverwaltung oder die Aktionäre sind Sie in Verantwortung die Buchhaltung ordnungsgemäss zu führen.